In unserer heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist effektives Zeitmanagement ein entscheidender Faktor für Produktivität und persönlichen Erfolg. Angesichts der vielen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die wir bewältigen müssen, können die richtigen Planungstools helfen, Überforderung auszugleichen und ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu schaffen.
· Die Zeit, die Sie mit unproduktiven Aktivitäten verschwenden
Im Durchschnitt verbringt jeder Mitarbeiter 60 % seines Arbeitstages mit unproduktiven Tätigkeiten. Die häufigsten Ursachen für diesen Zeitverlust sind vor allem das Pendeln zur Arbeit und das Beantworten von unnötigen E-Mails. Aber auch Doppelungen von Arbeitsprozessen werden als Zeitfresser genannt. Eine weitere, zeitintensive Aufgabe, die die meisten Stunden pro Woche von den Mitarbeitern in Anspruch nimmt, sind Teammeetings und Besprechungen. Ein leitender Manager verbringt durchschnittlich 80 bis 90 Prozent seiner Zeit in Meetings. Darüber hinaus verliert jeder Mitarbeiter täglich wertvolle Arbeitszeit durch Ablenkungen am Arbeitsplatz und widmet sich durchschnittlich 1,5 Stunden Aufgaben, die für seine Rolle im Unternehmen nicht relevant sind.
Im Folgenden stellen wir einige der besten Tools und Apps für Ihr Zeitmanagement vor, die Ihnen dabei helfen sollen, in Ihrem Arbeitsalltag konzentriert und organisiert zu sein.
· Unverzichtbare Tools für ein effektives Zeitmanagement
1. Google Kalender
Der Google Kalender ist ein wichtiges Tool für das Zeitmanagement. Sie können Ereignisse planen, Erinnerungen einrichten und Ihren Kalender mit Ihren Kollegen teilen. Darüber hinaus kann es Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie diese genau festlegen. Sie können für ein bestimmtes Projekt das Datum für eine präzise Lieferung von einem Arbeitsprozess angeben und werden daran immer erinnert bzw. haben diese in der Übersicht als Meilensteine. Durch maschinelles Lernen plant die Anwendung Ihre Aktivität automatisch zu den Zeiten, die sie für am optimalsten hält.
Durch die Integration mit Gmail erhalten Sie außerdem automatisch Ereignisse im Zusammenhang mit Besprechungen, Geschäftsreisen und vielem mehr. Andererseits können Sie den Kalender in andere Anwendungen wie Google Meet integrieren, um so die Planung von Online-Meetings zu vereinfachen.
Google ist normalerweise ein kostenloses Tool, aber für Unternehmen, die viel Platz zum Speichern ihrer Daten oder für Videoanrufe mit mehreren Personen und viele andere Sonderdienste benötigen, gibt es mehrere kostenpflichtige Tarife.
2. Asana
Es handelt sich um eine Projektmanagementplattform, die es Teams ermöglicht, Aufgaben zu organisieren, Fristen festzulegen und effektiv zusammenzuarbeiten. Mit der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Aufgabenlisten erstellen, diese Ihren Teammitgliedern zuweisen und deren Fortschritt überwachen. Asana bietet außerdem Kalender- und Gantt-Diagrammfunktionen, die die Planung und Priorisierung vereinfachen.
Die kostenlose Version von Asana ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern verfügbar. Für größere Unternehmen oder diejenigen, die erweiterte Funktionen und personalisierten Support wünschen, bietet Asana kostenpflichtige Pläne mit vielen zusätzlichen Funktionen an.
3. Evernote
Evernote ist eine App zum Notieren, Organisieren von Arbeiten, Verwalten von Aufgaben und Erstellen von Erinnerungen. Mit dieser App können Benutzer Texte, Zeichnungen, Fotos oder gespeicherte Webinhalte erstellen.
Evernote ist eines der beliebtesten Tools zum Herunterladen und Speichern einer digitalen Datei mit wichtigen Informationen.
Die Basisfunktion ist kostenlos. Für diejenigen, die erweiterte Funktionen suchen, gibt es jedoch eine kostenpflichtige Version namens Evernote Premium, die zusätzliche Vorteile wie mehr Speicherkapazität, die Möglichkeit, freigegebene Dokumente zu kommentieren, erweiterte Suche in PDF-Dokumenten usw. bietet.
4. Trello
Trello ist eine leistungsstarke visuelle Plattform, mit der Sie Aufgaben nach Ihrem Zeitplan verwalten können. Es ermöglicht Ihnen, „Boards“ für verschiedene Projekte anzulegen und Aufgaben mithilfe von „Karten“ zu organisieren. Dieses einzigartige visuelle System ermöglicht es, Ihren gesamten Arbeitsablauf zu sehen und den Aufgabenfortschritt zu überwachen, was die Zusammenarbeit und das Zeitmanagement erheblich verbessert.
Auch wenn es am Anfang etwas verwirrend sein kann, ist dieses Tool in Wirklichkeit einfach und praktisch in der Handhabung. Sie müssen einfach damit anfangen, dann werden Sie mit der Zeit sehen, dass es recht unkompliziert funktioniert.
Es gibt einen kostenlosen Plan und drei weitere kostenpflichtige Pläne mit professionelleren Tools, je nach Ihren Anforderungen.
5. Pomodoro-Timer
Der Pomodoro-Timer ist eine von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelte Zeitmanagementtechnik, die die Konzentration und Produktivität verbessern soll, indem die Zeit in gezielte Arbeitsintervalle, sogenannte „Pomodoros“, aufgeteilt wird, auf die kurze Pausen folgen.
Der Name „Pomodoro“ stammt von einem tomatenförmigen Küchentimer, den Cirillo als Student zur Verwaltung seiner Studienzeit verwendete. Seine Idee bestand darin, die Arbeit in konzentrierte Zeitblöcke zu unterteilen: Er startete normalerweise mit 25 Minuten voller Konzentration, gefolgt von einer kurzen Pause von 5 Minuten.
Basierend auf dieser Technik wurden mehrere Anwendungen entwickelt, die Sie einfach herunterladen können. Die am häufigsten verwendeten sind: Pomodoro Timer, Focus To Do und Focus Booster, die alle kostenlos sind.
6. RescueTime
Es handelt sich um eine Anwendung , um Ihrer Online-Aktivitäten automatisch zu überwachen. Es bietet detaillierte Berichte darüber, welche Apps und Websites die meiste Zeit beansprucht, sodass Sie Ablenkungen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen können. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Tag besser organisieren und produktiver sein.
Kurz gesagt handelt es sich um eine Plattform, die die Zeit, die Sie vor dem Computer verbringen, berechnet und auswertet. Sie müssen aber ein wesentliches Detail berücksichtigen: Diese Plattform sieht alles, was Sie auf dem Computer tun. Sie geben der Plattform Ihre volle Erlaubnis, Ihre Tätigkeiten am PC auszuspionieren.
Es gibt von RescueTime eine zweiwöchige, kostenlose Testversion. Danach kostet das Tool etwa 12 Euro im Monat.
7. Post-it
Wenn Sie kein Technikliebhaber sind und lieber alles aufschreiben möchten, was Sie zu tun haben, können Sie jederzeit normale Terminkalender oder bedruckte Haftnotizen verwenden .
Mithilfe von Post-its in verschiedenen Farben können Sie die zu erledigenden Aufgaben je nach Dringlichkeit oder Art der Aufgabe unterscheiden. Beispielsweise können alle Besprechungen auf grüne Post-its geschrieben werden, dringende Abgaben in Rosa und der Rest in Gelb, sodass Sie auf den ersten Blick einen klaren und übersichtlichen Überblick über die Woche oder den Monat auf Ihrem Schreibtisch haben.
· Schlussfolgerungen
Das sind unsere Empfehlungen und eine Übersicht aller Tool, die Ihnen beim Zeitmanagement helfen. Sie müssen allerdings beachten, dass Zeitmanagement subjektiv organisiert werden kann und eine Fähigkeit ist, die sich im Laufe der Zeit und mit Übung selbst entwickelt. Eine Methode, die für Sie effektiv ist, kann für jemand anderen weniger effektiv sein. Daher müssen Sie Tools und Methoden für sich entdecken, die am besten zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren individuellen Bedürfnissen passen. Egal, ob Sie eine Timer-Technik, eine Aufgabenverfolgungs-App oder eine Projektmanagement-Plattform bevorzugen, die Möglichkeiten sind vielseitig. Versuchen Sie am besten unterschiedliche Tools aus und experimentieren Sie mit verschiedenen Lösungen. Das kann Ihnen helfen, das Tool für sich zu finden, mit dem Sie am besten arbeiten können. Diese Tools sollen Ihnen helfen, in der Arbeit konzentriert zu bleiben, Stress abzubauen und während Ihres Arbeitstages produktiver zu sein. Denn somit kann Frustration vermieden werden und Sie sind motiviert und gehen Ihre Aufgaben mit Freude an.
Haben Sie selbst schon eine dieser Anwendungen verwendet? Oder benutzen Sie andere? Teilen Sie uns Ihre Meinung mit. Wir sind gespannt, wie Sie Ihren Tag organisieren.